Wenn ein Unternehmen in der Vergangenheit Waren oder Dienstleistungen eines anderen Unternehmens bestellen wollte, war dieser Vorgang oft mit einem hohen Aufwand an Zeit und Kosten verbunden. Das moderne Procurement dagegen mag noch lange nicht ausgefeilt sein, lässt den Trend für die Zukunft aber klar erkennen.
Moderne Technik, moderne Optionen
Bestellungsprozesse kosteten in der Vergangenheit viel Geld. Sie waren zeitaufwendig, erforderten mehrere Mitarbeiter, vergeudeten Papier und sie neigten zu Fehlern. Egal, ob dabei Dienstleistungen oder Waren geordert wurden: Das gesamte Vorgehen wies mehr Schwächen als Stärken auf. Dank des technischen Fortschritts kommt nun aber Bewegung in die Bestellung. So nutzen immer mehr Unternehmen die Möglichkeit, das sogenannte E-Procurement zu verwenden. Dabei wird zwischen dem Besteller und dem Versender eine geschützte Internetleitung aufgebaut. Als ideal haben sich dafür private Netzwerke etabliert, da sie von unbefugten Dritten weder eingesehen noch manipuliert werden können. Der Kontakt und das rechtsverbindliche Ordern etwa von Gütern gestalten sich hier also ebenso problemlos wie sicher.
Die Vorteile überzeugen
Musste bei früheren Bestellvorgängen noch viel Zeit eingeplant werden, so gehört dieser Makel der Vergangenheit an. Denn das E-Procurement weicht vom bisherigen Prozess deutlich ab. Bislang war es immerhin so, dass eine Bestellung – zumeist auf Papier – formuliert werden musste. Ebenso war es erforderlich, sie dem Versender zuzuschicken, wozu das Fax oder sogar der Postweg genutzt wurde. Der Versender musste die Bestellung sodann in sein System integrieren, ehe er die gewünschten Waren suchen und für den Transport vorbereiten konnte. Viel Aufwand und Kosten also für ein weitgehend unrentables Konzept, das jetzt durch die schnelle Internetverbindung abgelöst wird. Die Bestellung kann nunmehr binnen wenigen Mausklicks aufgegeben werden, auch eine vorherige Beratung ist über die gesicherte Verbindung möglich. Attraktive E-Procurement-Lösungen bietet z.B. die Firma Bechtle an.
Fehler werden vermieden
Ein weiteres Manko wurde bei den früheren Bestellungen offenkundig: Wo Menschen arbeiten, da können sich auch immer wieder einmal Fehler einschleichen. Etwa bei der Formulierung der Order oder bei deren Bearbeitung. Und das kann durchaus ärgerlich sein, muss es einmal schnell gehen. Das E-Procurement besteht dagegen nicht nur aus der sicheren Internetverbindung. An die Computer können auf beiden Seiten immerhin auch Scanner und anderweitige Kontrollsysteme angebracht werden, die etwa den Eingang einer Bestellung oder den Versand der Waren registrieren. Gleichfalls ist es auf diese Weise möglich, das Vorhandensein bestimmter Güter vor der Order zu überprüfen. Das gesamte Verfahren spart also auch mit Blick auf vermeidbare Fehler viel Zeit und Geld.
Das Konzept kann noch verbessert werden
Doch selbst das E-Procurement ist noch nicht gänzlich frei von Schwachstellen. Immerhin kann auch die dabei verwendete Hard- und Software mangelhaft sein. Daneben gilt es zu bedenken, dass das gesamte System noch in den Kinderschuhen steckt. Insbesondere der Aufbau eines sicheren privaten Netzwerkes dürfte einen erheblichen Aufwand auslösen. Bislang wird dieser Bestellvorgang auch nur dort vorgenommen, wo mit einem wirtschaftlichen Nutzen zu rechnen ist. Und davon ist bislang fast ausnahmslose die Industrie betroffen – so etwa beim Auto- oder Flugzeugbau, wo die bestellten Bauteile oft einen erheblichen finanziellen Wert erreichen. Dennoch muss im modernen Procurement die Zukunft gesehen werden, denn das Konzept an sich verfügt bei fachgerechter Anwendung über erhebliche Vorteile.
