Komplexe Lohnbuchhaltung – vielfältige und wichtige Aufgabenstellungen

Mit der Einstellung von Mitarbeitern eröffnen sich vielfältige Aufgaben und formale Pflichten, die im Bereich Lohnbuchhaltung zusammenfließen.

Quelle: http://arbeits-abc.de/

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Lohnbuchhaltung – wann ist sie erforderlich?
Diese Frage lässt sich exakt beantworten: Sobald Unternehmen Mitarbeiter einstellen, muss eine Lohnbuchhaltung eingerichtet werden. Diese beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Berechnung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern an die Beschäftigten selbst. Auf der anderen Seite sind nämlich alle Abgaben und Nebenkosten pünktlich zu melden und abzuführen, aber auch die Personalstammdaten und Jahreslohnkonten anzulegen und zu führen.

Die Aufgaben der Lohnabrechnung im Detail
Die konkrete Aufgabenstellung hängt von der Größe des Unternehmens ab, es lassen sich aber fünf Schwerpunkte festhalten:

  1. Mit Einstellung von Mitarbeitern sind diese in der Lohnbuchführung zu erfassen und an die Sozialversicherungsträger zu melden. In welchem Umfang Dokumentations- und Meldepflichten zu erfüllen ist, hängt von der Beschäftigungsart ab.

 

  1. Die Bezüge der Mitarbeiter sind nach den geltenden Vorschriften zu berechnen und in einer Abrechnung auszuweisen. Dazu zählen auch die Lohnsteuern, die Sozialversicherungsbeiträge und eventuelle geldwerte Vorteile oder, wie beispielsweise ein Firmenfahrzeug.

 

  1. Die Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuern sowie Beiträge an externe Partner, wie beispielsweise Direktversicherungen, müssen pünktlich an die Empfänger gemeldet und überwiesen werden.

 

  1. Veränderungen im Personalbestand sind in der Regel zum Monatsende abzugleichen und an die Sozialversicherungsträger zu melden. Diese Daten werden dann regelmäßig in Statistiken erfasst.

 

  1. Die Statistiken und Jahreskonten werden zum Ende des Geschäftsjahres geschlossen und an die Sozialversicherungsträger, Statistikämter und die Agentur für Arbeit gemeldet.

Zentrale Funktion: Personalkosten abrechnen
In der Lohnbuchführung werden Personalgrundkosten und -nebenkosten unterschieden: Befassen sich die Grundkosten mit dem eigentlichen Gehalt oder dem Lohn, ergeben sich die Lohnnebenkosten aus gesetzlichen oder tariflichen Vorschriften. Dazu zählen beispielsweise die Sozialversicherungen unterschieden nach Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil, die Entgeltfortzahlung für den Krankheitsfall oder die Leistungen für Feiertage, Urlaub, Mutterschutz oder nach dem Schwerbehindertengesetz oder dem Betriebsverfassungsgesetz.

Wichtige Meldungen während des Arbeitsverhältnisses
Auf der Grundlage der persönlichen und arbeitsvertraglichen Daten meldet die Lohnbuchführung bei den Sozialversicherungen an oder ab. Die einbehaltene Lohnsteuer und Soli-Zuschlag sowie die Sozialversicherungsbeiträge werden einzeln angemeldet, aber zusammen für alle Arbeitnehmer an das zuständige Finanzamt und die Krankenkassen überwiesen. Diese verteilen dann die Beiträge an die Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Weitere Interessante Infos dazu: http://www.veriduna.ch/news/news-detail/article/kuendigung-des-arbeitsverhaeltnisses/

Der Jahresabschluss in der Lohnbuchhaltung
Sobald ein Unternehmen mehr als zehn Beschäftigte zählt, wird zum Jahresende ein Lohnsteuer-Jahresausgleich fällig. Darüber hinaus wird für jeden Arbeitnehmer das Jahresentgelt, das für das betreffende Jahre beitragspflichtig ist, an die zuständigen Krankenkassen gemeldet. Die Berufsgenossenschaften erhalten hingegen die Erhebung aller geleisteten Arbeitsstunden für die Beschäftigten insgesamt übermittelt.

Fazit – Lohnbuchhaltung setzt komplexes Wissen voraus
Es geht bei einer korrekten Lohnabrechnung also nicht nur um die zuverlässige Berechnung der Löhne und Gehälter und die pünktliche Meldung und Abführung der Lohnnebenkosten. Vor allem in Bezug auf das Arbeits- und Sozialrecht sind hier profunde Kenntnisse erforderlich.

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